Was ist der Roundtable?

Die Arbeit mit Ehrenamtlichen und Newcomern in einer Organisation macht Spaß, doch sie bringt oft Herausforderungen mit sich.

Beim Roundtable von GoVolunteer sprechen wir mit Menschen aus verschiedenen Organisationen über diese Herausforderungen und finden gemeinsam Lösungsansätze. Dabei stellen wir immer wieder fest: wir stehen oft vor ähnlichen Hürden und gemeinsam finden wir gute Ideen wie wir damit umgehen und die überwinden können!

Das große Thema Kommunikation

Bei unserem letzten Austausch ging es um das Thema Kommunikation. Wenn Du auch mit Ehrenamtlichen und Newcomern zusammenarbeitest, kennst Du das vielleicht: Deine Nachrichten scheinen niemanden zu erreichen und allgemein ist die Rückmeldung gering. Vielleicht stehst Du – wie wir- außerdem vor unterschiedlichen Herausforderungen wenn es um die Kommunikation mit Ehrenamtlichen im Allgemeinen oder mit Newcomern geht.

Deshalb haben wir uns beim Roundtable beiden Zielgruppen nacheinander gewidmet. Mit einem Ursache-Wirkungsdiagramm haben wir Probleme definiert und mögliche Ursachen besprochen. So konnten wir gezielt Lösungsansätze angehen.

Du konntest beim letzten Roundtable nicht dabei sein? Kein Problem. Die Ergebnisse teilen wir hier!

Die Kommunikation mit Ehrenamtlichen: Herausforderungen und Ursachen

Bei der Kommunikation mit Ehrenamtlichen steht vor allem ein Problem im Vordergrund: „Ich-erreiche-die-Ehrenamtlichen-nicht“. Du hast oft den Eindruck, dass Deine Nachrichten für die Katz sind? Das kann mehrere Ursachen haben:

  1. Zielgruppe. Wenn eine Organisation ihre Zielgruppe nicht gut genug kennt, kann sie nicht auf deren Bedürfnisse und Erwartungen eingehen. Oft gibt es zudem verschiedene Zielgruppen, die auf unterschiedliche Weise angesprochen werden wollen.
  1.   Einbindung und die erste Hürde verkleinern. Du bekommst keine Rückmeldung auf Deine Nachrichten. Das liegt z.B. daran, dass der*die Empfänger*in sie in der Informationsflut nicht liest oder daran, dass es keine gemeinsam genutzte Plattform zwischen Organisation und Ehrenamtlichen gibt.
  1.   Timing. Das Timing der Nachricht passt nicht. Erreicht sie die Ehrenamtlichen zu früh, gerät sie in Vergessenheit, erreicht sie sie zu spät, haben Ehrenamtliche schon andere Pläne.
  1.   Priorisierung. Die Nachricht ist nicht ansprechend genug. Das bedeutet, sie ist zu lang, nicht motivierend, spricht nicht die Zielgruppe an oder sie vermittelt keine Verbindlichkeit.

Die Kommunikation mit Ehrenamtlichen: Lösungsansätze

Wie kann man diese Probleme nun lösen? Die Ursachen zu kennen, hilft auf jeden Fall. Unsere Lösungsansätze sehen so aus:

  1.   Zielgruppe kennen. Schlüssel zur guten Kommunikation ist es, die Zielgruppe zu definieren und sie kennenzulernen. Suche den persönlichen Autausch auf Festen und anderen Veranstaltungen. So lernst Du mehr über die Bedürfnisse, die Motivation und die Wünsche der Ehrenamtlichen. Noch ein Vorschlag aus der Runde: die Plattform involve.me. Mit den Tools, die es dort gibt, kannst Du Deine Ehrenamtlichen über ihre Bedürfnisse abfragen.
  1. Ehrenamtliche einbinden. Lass’ Deine Ehrenamtlichen Entscheidungen treffen! So nehmen Ehrenamtliche aktiv teil und das wiederum vergrößert das Verpflichtungsgefühl. Mit  Doodle-Umfragen oder Instagram-Storys erkennt man die Vorlieben der Ehrenamtlichen und kann danach handeln.
  1.   Die erste Hürde verkleinern. Wer kennt die Hürde: „Ich-will-nicht-der-erste-sein“? Ein Tipp, sie zu überwinden: Bei Termin- oder Mithilfeanfragen, die eigenen Mitarbeiter mobilisieren, sich einzutragen, um den anderen den ersten Schritt zur Rückmeldung zu erleichtern.
  1.   Richtiges Timing. Andere Zielgruppe, anderes Timing. Wann sind Nachrichten erwünscht? Zu welcher Uhrzeit ist es sinnvoll, Nachrichten zu schicken? Wie weit im Voraus brauchen Helfer Infos? Antworten auf diese und weitere Fragen erhöht die Reichweite deutlich.
  1.   Richtig priorisieren. Wollen wir wirklich jeden erreichen? Wie häufig wollen Ehrenamtliche überhaupt kontaktiert werden? Wie viel Zeit investieren wir als Organisation darin, besser zu kommunizieren?  Was wollen wir kommunizieren? Gibt es einen Raum für alle Infos?
  1.   Verantwortung delegieren. Meist bleiben Kommunikations-Aufgaben an einigen wenigen Personen in der Organisation hängen. Dabei wäre es sicher einfacher, Verantwortung teilweise an einen anderen  Kollegen oder sogar an einen Ehrenamtlichen zu delegieren. So teilst Du den Ehrenamtlichen eine wichtige Rolle zu und zollst ihrer Arbeit Anerkennung.

Diese Lösungsansätze zeigen, dass vor allem zwei Dinge die Kommunikation verbessern können: Zielgruppen definieren und Ehrenamtliche persönlich kennenlernen.

Die Kommunikation mit Newcomern: Herausforderungen und Ursachen

Ähnliche, aber auch neue Herausforderungen entstehen wiederum wenn man mit Newcomern zusammenarbeitet. Kommt Dir das Problem „Newcomer-und-Organisationen-haben-unterschiedliche-Erwartungen“ bekannt vor? Diesmal haben wir uns genau damit auseinandergesetzt. Auch hier gibt es mehrere Ursachen:

  1.   Andere Wahrnehmung und Vorstellungen. Newcomer finden oft keinen Anschluss im Team. Organisationen trauen ihnen die Arbeit nicht zu. So bleiben beide Seiten unzufrieden.
  1.   Wage Projektbeschreibung. Wir als Organisation stellen die Informationen “verschönert” dar, sodass sie nicht der Realität entsprechen. Wir versetzen uns nicht in die Perspektive der Zielgruppe, sodass relevante Informationen fehlen. Projekte werden zu selten aktualisiert.
  1.   Erwartungen und Feedback. Wir als Organisationen sprechen zu wenig mit Newcomern über die jeweiligen Erwartungen zur Zusammenarbeit. Weil wir Newcomer nicht mit Regeln und Autorität verschrecken wollen, fangen wir nach dem Motto “Learning-by-doing” sofort mit der Arbeit an. So fühlen sich beide Seiten schnell überfordert und unter Druck gesetzt. Es fehlt ein proaktiver Ansatz für Feedback.
  1.   Kulturelle Unterschiede. Newcomer haben Hemmungen, ihre Fragen zu stellen. Sie nehmen Vielfalt oft als Mehraufwand wahr. Unbekannte soziale Hierarchien (kulturabhängig) erschweren das Arbeiten (z.B. Frauen als Vorgesetzte).

Die Kommunikation mit Newcomern: Lösungsansätze

  1.   Über Wahrnehmung und Vorstellungen sprechen. Eigentlich klar, was zu tun ist: über Aufgaben sprechen und diese verschriftlichen ist eine gute Idee. Genauso: Newcomer wertschätzen, indem Du ihnen konkrete Aufgabenbereiche zuweist, für die sie als „Experten“ gelten. Durch die Routine gewinnen Newcomer an Selbstvertrauen und Du erleichterst ihnen den Einstieg. Außerdem integrierst Du sie durch Teambuilding Maßnahmen ins Team.
  1.   Projektbeschreibung verbessern. Aktive Ehrenamtliche teilen ihre Erfahrungen durch (Video-) Berichte (in mehreren Sprachen). So identifizieren sich Newcomer direkt mit Teammitgliedern. Nehme in Deinen Projektbeschreibungen die Perspektive der Newcomer ein und gib ihnen so alle relevanten Infos. Hier kommunizierst Du am besten schon mögliche Probleme und appellierst direkt an aktive Mithilfe (“Durch Deine Mithilfe, können wir… verbessern”). mache eine Person dafür verantwortlich, die Projektbeschreibung zu pflegen, damit diese aktuell bleibt.
  1. Über Erwartungen sprechen und Feedback anbieten. Beide Seiten sollten proaktiv nach Feedback fragen (Wohlergehen, Problemen etc.), um Vertrauen zu schaffen. Es kann außerdem helfen, Zeit zur Einarbeitung zu geben, und klare Absprachen zu treffen. Stelle einen Ansprechpartner zur Verfügung. Biete Schnuppertage an, sodass Newcomer herausfinden, ob die Arbeit ihren Vorstellungen und Wünschen entspricht. So könnt Du und der Newcomer Euch sicher sein, dass die bevorstehende Zusammenarbeit funktionieren wird und der Überforderung ist vorgebeugt.
  1. Kulturelle Unterschiede verstehen. Die Organisation sollte ihre Grundprinzipien und Werte klar kommunizieren. Diese kann der Newcomer zusätzlich mit einer Unterschrift akzeptieren. Stellt Euch mit dem gesamten Team vor, um die Integration zu erleichtern. Macht deutlich, dass jede*r eine Rolle im Team spielt und alle gleich wichtig sind. So wird es leichter, Vielfalt als Chance zu sehen,durch die wir uns weiterentwickeln und neue Stärken dazu gewinnen.

Gerade bei der Arbeit mit Newcomern spielen weitere, vor allem kulturelle, Faktoren eine Rolle. Dennoch besteht gerade in der Vielfalt hohes Potenzial, sich weiterzuentwickeln. Denn jede*r Newcomer bringt Erfahrungen mit, die die Organisation bereichern.

Wann kannst Du Dich mit uns austauschen?

Der Roundtable von GoVolunteer findet alle zwei bis drei Monate in unseren Räumlichkeiten in der alten Münze in Berlin statt. Eingeladen sind alle interessierten Organisationen und Vereine, die sich zum Thema „Arbeit mit Ehrenamtlichen“ austauschen möchten. Gemeinsam suchen wir nach Herausforderungen und Lösungsansätzen, denn Ehrenamtliche sind für viele Organisationen unabdingbar. Durch den gemeinsamen Austausch lernen wir mehr voneinander.

Dir haben die Infos geholfen oder Du hast eigene Ideen? Dann komm zu unserem nächsten Roundtable. Alle Infos findest Du rechtzeitig auf unserer Facebook-Seite.

Über die Autorin

Sina kommt aus Lüdinghausen nahe Münster. Sie hat BWL studiert und ist Leistungssportlerin. Durch ihr Praktikum bei GoVolunteer hat sie gelernt was soziales Engagement bedeutet und wie wichtig es ist, sich einzubringen. Das möchte sie in ihren weiteren Lebensweg integrieren und sich sozial engagieren.